第一条 为使纪检监察机关案件材料的立卷归档工作制度化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和中央纪委《纪检监察机关案件档案管理办法》、广东省纪委《案件材料立卷归档实施细则》、湛江市纪委《关于认真贯彻执行广东省纪委监察厅〈案件材料立卷归档实施细则〉的通知》的规定，结合本委工作实际，制订本管理规定。

第二条 案件材料的立卷归档原则和范围

（一）案件材料分为审查(调查)类、审理类、移送起诉类、信访类。

（二）案件材料实行案件承办部门立卷制度，做到谁办案谁立卷，案结卷成。

（三）凡办理案件工作过程中形成的证据材料和文件材料，都应收集齐全。各类违纪案件中形成的、有保存价值的案件材料，不论是否立案处理，办理完结后，都必须整理装订成册，移交档室。

（四）案件承办人员应从受理办案开始，收集全过程形成的材料，结案时及时整理成卷。立卷工作由案件承办人员或所在室内勤人员负责。

第三条 组卷的基本方法

（一）可以人为单位进行组卷；也可以一个案为单位进行组卷。

（二）以“结案年”为立卷时间。无论是当年立案当年结案，还是立案后若干年结案的，都应以结案年为立卷时间。

（三）卷内材料排列的基本顺序，原则上按照办案程序依次排列。证据材料，可按材料所反映的问题或材料的名称等特征分类，每一类再按时间顺序排列。也可按照证据材料的重要程度，将主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后。

（四）案件材料每卷以200页左右为宜。材料少的可一案一卷，材料多的可一案数卷。每卷的卷内目录序号和页码应采用流水号。每卷单独一个案卷号，多卷多个案卷号。

（五）案件材料立卷整理后，由立卷部门直接录入《纪检机关档案卷内目录管理》系统，形成卷内目录。

第四条 各类案件材料立卷的具体排列顺序

（一)审查(调查)类案件档案的卷内材料排列顺序(同时有党纪、政务政纪内容的案件，采取先党纪后政务政纪排列)。

1.案件线索处置呈批表。

2.检举材料（举报信、上级交办件）。

3.初核（初查）呈批表。

4.初核（初查）方案。

5.初核（初查）报告。

6.个人简介材料（任职免职文件）。

7.立案审查(调查)呈批报告。

8.纪委监委会议纪要。

9.采取留置、停职检查措施呈批报告。

10.留置决定书、解除留置停职检查手续。

11.向区委的立案审查（调查）请示。

12.区委的立案审查批复。

13.立案审查（调查）决定书。

14.立案审查（调查）决定书送达回证。

15.审查（调查）方案。

16.延长审查（调查）期限呈批表。

17.案件讨论室务会议记录

18.审查（调查）报告。

19.违纪违法见面事实材料。

20.对违纪违法事实材料不同意见的补充调查说明材料。

21.检讨书（忏悔书）。

22.支部处分决定。

23.支部会议记录。

24.党委（单位）党纪政务政纪处理意见。

25.诫勉谈话等资料。

26.证据材料(按性质及调查报告认定事实的顺序分类排列，主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后)。

（二）审理类案件档案的卷内材料排列顺序

1.移送审理登记表或有关领导对申诉件、判决书移送审理的批示。

2.退回补证通知及补充补证资料。

3.审理组人员名单。

4.审理谈话（或有关不接受审理谈话证明材料）。

5.审理意见。

6.室务会议集体讨论记录。

7.审理报告。

8.纪委常委或监委会议讨论的纪要。

9.报上级纪委案件审理室备案审核、批复意见。

10.报区委请示及批复。

11.党纪政务（纪）处分决定、复议复查复审复核决定原件及送审草稿。

12.纪检、监察建议通知书。

13.宣布处分前谈话。

14.处分处理决定、复议复查复审复核决定送达回证（所在党组织（单位）、组织、人事等相关部门）。

15.处分决定执行情况回执表。

16.案后处分决定执行落实情况、工资职级变动、职务调整任免通知、年度考核、评先评优等。

17.发出纪检、监察建议通知书落实情况。

18.回访教育资料。

19.留党察看到期恢复党员权利、政务（纪）处分到期解除工作；

20.移送审查起诉案件的起诉书、判决书或裁定书。

（三）移送起诉类案件档案的卷内材料排列顺序

1.法律文书卷

（1）案件移送来源。

（2）立案决定书。

（3）提押证。

（4）讯问通知书。

（5）被调查人诉讼权利义务告知书。

（6）拘留手续。

（7）取保手续。

（8）搜查证。

（9）扣押手续。

（10）询问通知书、证人诉讼权利义务告知书。

（11）调取证据通知书及清单。

（12）党纪政务处分决定。

（13）移送审查起诉意见书。

（14）送达回证。

（15）其他需要入卷的材料。

2.证据卷

（1）综合讯问笔录（最后一次）。

（2）讯问被调查人笔录（按时间顺序排列）。

（3）询问笔录（按时间先后顺序）。

（4）被调查人自首材料、被调查人亲笔供词。

（5）物证。

（6）书证。

（7）身份材料、户籍信息等。

（8）其他需要入卷的材料。

（四）信访类案件档案的卷内材料排列顺序

1.办案依据（检举、揭发、控告、申诉材料及有关领导批示等）。

2.初核（初查）呈批表。

3.初核（初查）方案。

4.延长初核（初查）期限呈批表。

5.个人简介材料（任职免职文件）。

6.初核（初查）情况报告。

7.检讨书。

8.实名举报反馈表。

9.来信案件结案审批表。

10.诫勉谈话等材料。

11.证据材料（按性质及初核初查报告罗列顺序分类排列，主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后）。

信访或其他部门根据领导批示直接立案审查（调查）的案件，卷内材料排列顺序可按照“审查（调查）档案的卷内材料排列顺序”进行排列。

第五条 案卷材料整理装订要求

（一）对案件材料鉴定过滤，并剔除下列材料：

1.重份的文件材料。

2.无效的证明材料。

3.未经领导审阅、签发不具效力的文件草稿。

4.一般性文件材料的历次修改稿，打印文件材料的各次校对大样(主要领导人的亲笔修改稿和主管领导签发的最后定稿要存档)。

5.其它无保存价值的材料。

（二）案卷材料排列应注意的事项

1.主件在前，附件在后。

2.正式印刷件在前，签发件原稿、底稿在后。

3.复印件在前，模糊的原件在后。

（三）案卷材料的裱装

1.对用圆珠笔、铅笔起草及复写字迹的文稿和用热敏纸(传真机用纸)的文稿，要进行复制。

2.卷内文件材料装订前，必须去掉大头针、回形针、订书针等金属物。

3.装订线外有字迹的文件材料或破损了的文件材料，应加纸条镶边、修补、被贴；与本卷材料不可分割的照片、小字条等，要加边和托裱；小张的文件材料和印刷的小册子，要贴在A4纸上；大张的文图材料不能按M4纸规格剪裁时，应折叠整齐；不符合尺寸的张页要切齐。

4.装订的案卷必须依次用打码机编印页号。卷内文件证据村料无论单面或双面，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。

5.装订要结实、整齐美观。一般案卷以右侧和底边取齐，采用线绳三孔(结头扎在案卷背后)进行左侧装订。

（四）对案卷封面、卷内文件目录的要求

1.案卷应有案卷封皮、卷内目录和备考表。封皮、卷内目录要用电脑按统一模板格式打印，所打印内容应与卷内材料相符。卷号、立卷年度、保管期限、文件页数及起止日期等，尽量使用统一标准字体。

2.案卷封皮包装应按档案部门统一的规格制作，并按规定印上本机关的名称(如“麻章区纪委监委”)、卷号、年度、保管期限等字样，案卷封面软皮采用100克牛皮纸，档案盒采用250克无酸纸。

3.备考表应填写卷内需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名及立卷日期。

4.案卷封面标示的保管期限，根据中央纪委编制的案件档案保管期限对照表”、《纪检监察机关案件档案管理办法》附件二的规定，分别确定审查(调查)类、审理类为永久，信访类为长期的保管期限。

5.卷内目录要打印一式三份，其中一份装入案卷，另二份装入检索目录夹备查。

第六条  各类案卷封面、卷内文件目录的文书模板要求

所有审查(调查)类、移送起诉类、审理类、信访类案卷的封面封底、卷内文件目录等格式，一律要按照麻章区纪委办公室《关于规范案件材料立卷移送归档工作的通知》（湛麻纪办发〔2018〕11号文）规定的文书模板制作打印。（文书模板式样电子版已上传至公共邮箱，请及时登录下载。公共邮箱账号：mzqjw01@163.com ，密码：2733001）

第七条 各类案卷立卷归档移送对应室审核程序

(一)检查类、移送起诉类案件材料，由案件承办部门负责立卷归档整理，移送审理室审核。具体程序是：第一步，立案案件审查（调查）结束后，案件承办部门将案件材料整理成册，暂时用铅笔编写好卷内文件页码，暂时用黄色牛皮纸制作案卷封面，用签字笔正式填写好案卷封底立卷人和检查人的姓名及立卷日期，用线绳三孔左侧装订成临时案卷，第一次移送审理室进行审理审核。第二步，审理室审理结束后，将临时案卷退回给案件承办部门，并提出退回补证书面通知，案件承办部门对退回补证事项整改完毕后，第二次移送审理室审核。第三步，审理室再次审核确认合格后，统一登记编写好案卷号，将案卷退回给案件承办部门，由案件承办部门或负责档案室内勤人员协助录入档案室电脑管理系统，更换正式案卷封面和卷内文件目录，依次用打码机编印正式页号，最终形成正式案卷。

各镇纪委、各单位自办立案类案件的案卷归档，参照上述程序进行，由各镇纪委、各单位负责立卷归档整理，移送审理室审理。

（二）审理类案件材料，由案件承办部门审理室负责立卷归档整理。由审理室或负责档案室内勤人员协助录入档案室电脑管理系统，更换正式案卷封面和卷内文件，依次用打码机编印正式页号，最终形成正式案卷。

（三）信访类案件材料，由案件承办部门负责立卷归档整理，移送信访室审核。具体程序是：第一步，信访案件初核初查结束后，案件承办部门将信访案件材料整理成册，暂时用铅笔编写好卷内文件页码，暂时用黄色牛皮纸制作案卷封面，用签字笔填写好案卷封底立卷人和检查人的姓名及立卷日期，用线绳三孔左侧装订成临时案卷，移送信访室进行审核。第二步，信访室经审核后，认为需要退回补证整改的，将临时案卷退回给案件承办部门进行整改。第三步，整改完毕后经信访室审核确认合格，信访室统一登记编写好案卷号，将案卷退回给案件承办部门，由案件承办部门或负责档案室内勤人员协助录入档案室电脑管理系统，更换正式案卷封面和卷内文件，依次用打码机编印正式页号，最终形成正式案卷。

各镇纪委、各单位自办信访类案件的案卷归档，参照上述程序进行，由各镇纪委、各单位负责立卷归档整理，移送信访室审核。

第八条 案卷档案移交和管理

（一）案卷材料的移交接收

 1.当年归档的案件材料，案件承办部门应于翌年3月份前向本机关档案室移交。移交时，要提供详细清单，立卷说明。3份卷内目录(其中1份装订在案件材料的首页)和1份电子目录。档案室收集齐全后对全年的案件档案统一编号。移交案卷材料，交接双方必须按照案卷目录逐卷清点，严格行交接手续。

2.为了保证档案的完整性，移交的案卷应由案件承办部门的内勤人员检查把关，经部门负责人审核签字后，由内勤人员统一移交。

3.档案室对案件承办部门移交的案卷作统一要求，统指导，统一检查评比，统一管理。装订档案所需的封皮、案卷盒等由档案室统一制订、印刷、提供，立卷部门不得随意使用其它替代品。

 4.案件档案可按年度——组织机构或年度——问题（审查（调查）案件、审理案件、信访案件）的方法进行分类。排列方法应保持一致性，不可随意改动。

5.在分类、排列的基础上编制案卷目录等检索工具，为档案的利用创造必要的条件，同时应逐步实现计算机管理。

（二）案件档案的统计和鉴定
    1.档案室应建立案件档案统计制度。对案件档案收进、移出、利用、销毁等情况，进行及时准确的登记、统计，并定期将库存档案的数量、利用情况报上级纪检监察机关档案工作部门。

2.档案室要定期对保管期限已满的案件档案进行鉴定。鉴定工作在分管办公室领导的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，逐卷鉴定，提出处理意见。

3.对确无继续保存价值的案件档案应登记造册，经机关主管领导批准后销毁。监销人、经办人应在销毁清册上签字。严禁将待销毁的档案出卖或转移给任何部门和个人。销毁报告及销毁清册应归入全宗卷保存。

（三）案件档案的借阅 

1.建立案件档案的借阅制度。纪检监察机关内部需要调阅案件档案，必须履行审批手续；外单位查阅案件档案需持单位介绍信和本人证件，并报本委机关主管领导审批后方可查阅。

2.借阅案件档案，不得涂改、损毁、丢失、伪造。如有上述行为，依照《档案法》有关条款追究法律责任。

3.经批准抄录、复印的案件档案材料，由档案室核对无误后，加盖“档案证明专用章”，可与档案原件同效。

（四）案件档案的保管

1.档案库房设置和案件档案保管要配置必要的设备和设施，不断改善库房的保管条件，并逐步采用先进设备，实现档案管理的现代化。

2.档案库房必须坚固，门窗严密。库房内应保持适当的温湿度，并备有防盗、防火、防光、防有害物等安全设施。库房内不得存放与档案无关的物品。

3.对于破损、虫蛀、变质、字迹褪色的档案要及时采取措施并进行修复。

4.随案件材料立卷归档的录音、录像、照片、影片等声像档案及实物档案，应标注制作时间、年代、文字说明、承办单位、制作人、案卷互见号，并按照有关档案管理要求单独存放。